Stappenplan MVO Prestatieladder 2025
Wil je jouw organisatie laten certificeren met de MVO Prestatieladder? Wij hebben een praktisch stappenplan ontwikkeld dat het proces in 7 overzichtelijke stappen uitlegt. Met handige tips en duidelijke uitleg kun je zelf goed voorbereid aan de slag en zorg je dat jouw organisatie succesvol door het certificeringstraject komt.
Inventarisatie van het huidige MVO-beleid en -activiteiten
De eerste stap richting het behalen van een certificaat van MVO Prestatieladder is het in kaart brengen wat de organisatie op dit moment al doet op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Dit is het vertrekpunt voor een certificaat van MVO Prestatieladder.
Daartoe is het verstandig om het bestaande beleid ten aanzien van MVO en de lopende MVO-activiteiten vast te stellen.
Bestaand beleid en strategie
Onderzoek of er binnen de organisatie al sprake is van een formeel of informeel beleid waarin duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen of gerelateerde thema’s worden benoemd. Denk hierbij aan:
- Een duurzaamheidsparagraaf in het jaarverslag;
- Een interne gedragscode of ethisch charter;
- Beleidsdocumenten over milieu, energie, of sociale verantwoordelijkheid
- ISO gecertificeerde managementsystemen op bijvoorbeeld het gebied van milieu, energie of kwaliteit (zoals ISO9001, ISO50001 of ISO14001).
Lopende MVO-activiteiten
Breng vervolgens in kaart welke concrete activiteiten de organisatie al onderneemt die bijdragen aan MVO. Deze activiteiten kunnen worden gekoppeld aan de MVO Prestatieladder-thema's. Zo wordt duidelijk of de organisatie al een eind op weg is richting een certificaat van MVO Prestatieladder.
Voorbeelden van MVO-activiteiten en de te koppelen MVO Prestatieladder-thema's
- Inclusieve werving en selectie of samenwerking met sociale werkplaatsen
- Transparante ketensamenwerking of anti-corruptiebeleid
- Elektrificatie van het wagenpark of gebruik van groene stroom
- Medewerkersvrijwilligersdagen
- Het inkopen van lokale producten
- Duurzaam afvalbeheer en circulaire bedrijfsvoering
- Vitaliteitsprogramma's voor medewerkers
De MVO Prestatieladder kent een aantal vaste thema’s (zie bijlage 1 van deel A van de MVO Prestatieladder). Het is belangrijk om de bestaande activiteiten te koppelen aan deze thema’s. Dit helpt bij het structureren van het MVO-beleid en het voorbereiden op de audit.
Voorbeelden van koppelingen:
- Inclusieve werving en selectie of samenwerking met sociale werkplaatsen valt onder thema 5 “Diversiteit en kansen”
- Elektrificatie van het wagenpark valt onder het thema 25 “Transport”
- Gebruik van groene stroom valt onder thema 21 “Energiebehoefte voor productie en faciliteiten”
- Het inkopen van lokale producten of vrijwilligerswerk door medewerkers valt onder thema 26 “Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de samenleving”
Betrokkenen bij deze stap
- Directie en hoger management: helpt bij het ordenen van bestaand beleid en verzamelen van bestaande MVO-activiteiten.
- Duurzaamheidscoördinator, beleidsmedewerker of KAM-coördinator: faciliteert het proces, en verzamelt de informatie.
Visie van het management op MVO-beleid
Het doel van deze stap is om helder te krijgen hoe het management MVO wil positioneren binnen de organisatie. Dit vormt de basis voor alle vervolgstappen in het certificeringstraject. Een duidelijke visie zorgt voor richting, samenhang en draagvlak.
Daarbij kunnen de volgende vragen gesteld worden:
- Wat betekent MVO voor onze organisatie?
- Gaat het o.a. om milieu, sociale impact, ethiek, of een combinatie
- Waarom willen we met MVO aan de slag?
- Interne, intrinsieke motivatie (waarden, cultuur)
- Klanteisen, leverancierseisen of vereisten van de markt, of producteisen en wetgeving.
- Een combinatie of andere reden
- Wat willen we bereiken met ons MVO-beleid?
- Naleving van wet- en regelgeving
- Verbetering van reputatie
- Een positieve invloed op de bedrijfscultuur
- Marktleiderschap op het gebied van duurzaamheid
- Bijdragen aan maatschappelijke vooruitgang en een betere wereld
- Wat is de ambitie voor het MVO-beleid?
- Eerste stappen zetten richting een duurzame onderneming
- De organisatie een maatschappelijke waarde geven
- Actief bijdragen aan maatschappelijke doelen
- Vooroplopen in de sector, benchmark zijn voor anderen
- MVO-kernwaarden en -bedrijfsprincipes definiëren
- Vanaf niveau 3 moet de visie en ambitie van het management worden vertaald in MVO-kernwaarden en -bedrijfsprincipes.
→ Aan de hand van de visie en ambitie van het management op MVO-beleid wordt bepaald welk niveau van de MVO Prestatieladder passend en haalbaar is.
Betrokkenen bij deze stap
- Directie en hoger management: bepalen de strategische koers.
- Duurzaamheidscoördinator of beleidsmedewerker:
- Duurzaamheidscoördinator, beleidsmedewerker of KAM-coördinator: faciliteert het proces, en verzamelt input.
- Optioneel: externe adviseur: brengt expertise, sectorinzichten en objectiviteit in.
Selectie van materiële MVO-thema’s via dubbele materialiteitsanalyse
Het doel is om te bepalen welke MVO-thema’s écht belangrijk zijn voor de organisatie én haar stakeholders. Deze thema’s vormen de kern van het MVO-beleid en bepalen waar de organisatie zich op gaat richten.
Om dit te bepalen wordt eerst een longlist gemaakt van de MVO-thema's uit de MVO Prestatieladder (bijlage 1) die voor de organisatie relevant zijn (stap 3.1). De longlist wordt vervolgens geprioriteerd en getoetst bij de stakeholders (stap 3.2).
Stap 3.1: Opstellen van een longlist van relevante thema’s
De organisatie stelt een eerste ‘longlist’ op van potentiële MVO-thema’s. Hierin worden alle thema's die bij de dubbele materialiteitsanalyse (DMA) naar voren zijn gekomen opgenomen
→ Tip: Zoek hierbij aansluiting bij de 26 thema’s uit de MVO Prestatieladder (bijlage 1)
Zie De MVO Prestatieladder Deel A - Eisen MVO-managementsysteem: 4.1a.
Een dubbele materialiteitsanalyse kijkt naar twee perspectieven:
- Impactmaterialiteit: Welke thema’s hebben (of kunnen hebben) een significante impact op mens, milieu en maatschappij?
Voorbeeld: Wanneer een organisatie veel vervuilende stoffen uitstoot, heeft dit impact om het milieu en de kwaliteit van de leefomgeving. - Financiële materialiteit: Welke thema’s leiden (of kunnen leiden) tot impact op de financiële prestaties van de organisatie?
Voorbeeld: Staan de datacentra die de organisatie gebruikt in een gebied dat mogelijk kan overstromen.
Door beide perspectieven te combineren, ontstaat een gebalanceerd beeld van wat écht materieel is.
Stap 3.2: Prioriteren van MVO-thema’s en stakeholdertoetsing
Het doel is om uit de eerder opgestelde longlist van MVO-thema’s een selectie te maken van de meest relevante thema’s voor de organisatie. Dit gebeurt op basis van interne overwegingen én stakeholderinput. Het resultaat is een gefilterde lijst van thema’s die daadwerkelijk materieel zijn.
Zie De MVO Prestatieladder Deel A - Eisen MVO-managementsysteem: 4.1b.
De organisatie beoordeelt elk thema uit de longlist op relevantie, met behulp van de volgende factoren:
- Bedrijfsstrategie: Sluit het thema aan bij de missie, visie en strategische doelen?
- Strategische kansen en risico’s: Levert het thema concurrentievoordeel op of helpt het risico’s te beperken?
- Aard van het primaire proces: Is het thema direct gerelateerd aan de kernactiviteiten?
- Publiek debat en media: Is het thema maatschappelijk actueel of gevoelig?
- Wet- en regelgeving: Zijn er juridische verplichtingen of (vrijwillig aangegane) richtlijnen of convenanten?
- Interne waarden en cultuur: Past het thema bij de identiteit van de organisatie?
- Maatschappelijk Verantwoord Inkoopcriteria: (Geldt alleen voor organisaties die een (materieel) deel van hun opdrachten verwerven via publiek-private diensten en/of aanbestedingen) zie MVI-criteriatool.
Bepaal per thema of deze relevant is voor de organisatie. Daarvoor kan een scoringsmodel gebruikt worden waarbij thema wordt beoordeeld van niet relevant tot (zeer) relevante.
De organisatie toetst de longlist bij stakeholders om te bepalen welke thema’s zij belangrijk vinden of juist niet belangrijk vinden, of dat er thema’s ontbreken.
Daartoe worden de relevante stakeholders eerst geïdentificeerd. Vervolgens wordt bij hen getoetst welke MVO-thema's zij materieel achten.
A. Identificatie relevante stakeholders
De organisatie moet bepalen wie de relevante stakeholders zijn. Eerst worden alle stakeholders geïdentificeerd en vervolgens worden de stakeholders geprioriteerd.
→ Identificatie van stakeholders
Stakeholders zijn alle partijen die invloed hebben op of beïnvloed worden door de organisatie. Denk aan:
- Interne stakeholders: medewerkers, management, OR, aandeelhouders.
- Externe stakeholders: klanten, leveranciers, omwonenden, NGO’s, overheid, brancheorganisaties, investeerders, media.
→ Prioriteren van stakeholders
Niet alle stakeholders zijn even belangrijk. De organisatie maakt onderscheid tussen significante en niet-significante stakeholders op basis van:
- Invloed: Hoeveel invloed hebben hun wensen op de organisatie?
- Macht: Kunnen zij druk uitoefenen of beslissingen beïnvloeden?
- Relevantie: Zijn zij betrokken bij of geraakt door MVO-thema’s?
B. Stakeholdertoetsing van MVO-thema’s
Als de relevante stakeholders zijn geïdentificeerd, wordt bij hen uitgevraagd welke thema's volgens hen belangrijk zijn voor de organisatie.
Deze stakeholdertoetsing kan op de volgende manieren worden uitgevoerd:
- Gesprekken of interviews met de meest significante stakeholders.
- Enquêtes of digitale formulieren waarbij wordt uitgevraagd welke thema's de stakeholder relevant vindt.
Stap 3.3: Definitieve selectie van materiële thema’s
Er wordt een definitieve lijst van materiële MVO-thema’s vastgesteld. Deze lijst vormt de basis voor het MVO-beleid, rapportages en actieplannen.
Deze lijst komt tot stand door het combineren van:
- Interne prioriteiten: Wat binnen de organisatie als belangrijk wordt ervaren.
- Feedback van externe stakeholders: Zoals klanten, leveranciers, brancheorganisaties en toezichthouders.
Op basis van deze combinatie worden de thema’s als volgt geclassificeerd:
- Materieel: Thema’s die zowel intern als bij stakeholders hoog scoren, maar mogelijk ook thema’s die óf intern óf bij stakeholders hoog scoren.
Voorbeeld: Duurzaam inkopen wordt door medewerkers als belangrijk gezien én klanten vragen er expliciet om. Dit thema krijgt een centrale plek in het beleid en wordt actief gemonitord.
Voorbeeld: Diversiteit en inclusie leeft sterk binnen de organisatie, maar komt minder terug in stakeholderfeedback. Dit thema wordt opgenomen, maar met een gerichte aanpak en mogelijk minder prioriteit.
- Niet of minder materieel: Thema’s die zowel intern als extern laag scoren.
Voorbeeld: Waterverbruik blijkt geen urgent onderwerp te zijn voor de organisatie of haar stakeholders. Dit thema wordt niet actief opgepakt, tenzij er nieuwe inzichten ontstaan.
Let op: Daarbij geldt wel dat ongeacht de score moet altijd rekening worden gehouden met compliance-verplichtingen. Thema’s die voortkomen uit wetgeving, brancheafspraken of expliciete eisen van stakeholders zijn per definitie materieel en moeten worden meegenomen in het beleid.
Tip: Gebruik gemaakt kan worden van een materialiteitsmatrix om de thema’s visueel te positioneren.
Zie De MVO Prestatieladder Deel A - Eisen MVO-managementsysteem: 4.4.
|
Stakeholdergroep |
Belangen |
Invloed op de organisatie |
|
Klanten en opdrachtgevers |
Kwaliteit, betrouwbaarheid, prijs, duurzaamheid |
Sturen productontwikkeling, klanttevredenheid, reputatie |
|
Consumenten, eindgebruikers |
Gezondheid, veiligheid, transparantie, ethische productie |
Beïnvloeden marktvraag, imago en verkoopcijfers |
|
Interne stakeholders (incl. flexibele krachten) |
Arbeidsvoorwaarden, werkzekerheid, ontwikkeling, inclusie |
Bepalen interne cultuur, productiviteit, verloop |
|
Omwonenden en buren |
Leefomgeving, geluid, verkeer, luchtkwaliteit |
Beïnvloeden vergunningen, draagvlak, lokale relaties |
|
Brancheorganisaties |
Collectieve belangen, kennisdeling, normstelling |
Bepalen sectorale standaarden, lobby, reputatie van de sector |
|
Leveranciers in de keten |
Eerlijke contracten, samenwerking, betalingstermijnen |
Beïnvloeden kwaliteit, leveringszekerheid, duurzaamheid in de keten, reputatieschade |
|
Vakverenigingen en personeelsvertegenwoordiging |
Arbeidsrechten, cao’s, veiligheid, inspraak |
Onderhandelen over arbeidsvoorwaarden, sociale stabiliteit |
|
Getroffen gemeenschappen |
Herstel, compensatie, inspraak, duurzame ontwikkeling |
Juridische risico’s, reputatieschade, maatschappelijke druk |
|
Overheidsorganisaties |
Wet- en regelgeving, publieke belangen, toezicht |
Bepalen kaders, vergunningen, subsidies, handhaving |
|
Niet-Gouvernementele Organisatie (NGO’s) |
Duurzaamheid, mensenrechten, milieu, sociale rechtvaardigheid |
Publieke opinie, campagnes, samenwerking, audits |
|
Kapitaalverschaffers |
Financieel rendement, risicobeheersing, transparantie |
Invloed op investeringen, governance, strategische keuzes |
|
Zakelijke dienstverleners |
Duurzame samenwerking, reputatie, innovatie |
Ondersteunen bedrijfsvoering, kennisoverdracht, efficiëntie |
Betrokkenen bij deze stap
- Directie en hoger management: bepalen de strategische koers.
- Duurzaamheidscoördinator, beleidsmedewerker of KAM-coördinator:: onderzoekt welke thema's relevant zijn voor de organisatie en neemt contact op met de stakeholders.
- Stakeholders: om mee te denken in over de materiele MVO-thema’s.
- Eventueel aandeelhouders, Raad van Toezicht en de ondernemingsraad
- Optioneel: externe adviseur: brengt expertise, sectorinzichten en objectiviteit in.
Doelstellingen en acties bepalen
Per materieel thema moet vastgesteld worden wat de ambitie en doelstelling is van de organisatie, in welke verhouding de doelstelling staat tot de verwachtingen van stakeholders en tot de huidige stand van zaken in de branche. Natuurlijk dient hierbij rekening te worden gehouden met relevante functies, relevante niveaus, compliance verplichtingen, kansen en risico’s.
Stap 4.1: Doestellingen bepalen
Voor elk materieel MVO-thema stelt de organisatie doelstellingen op.
→ De MVO-doelstellingen moeten:
a. consistent zijn met het MVO-beleid en door de organisatie vastgestelde kernwaarden of bedrijfsprincipes;
b. rekening houden met van toepassing zijn de voorschriften;
c. meetbaar zijn (indien praktisch uitvoerbaar);
d. worden gemonitord;
e. zowel intern als extern gecommuniceerd worden;
f. minimaal jaarlijks worden geactualiseerd.
Stap 4.2: Acties bepalen
Voor elke doelstelling worden concrete acties gepland waarmee de doelstelling bereikt kunnen worden.
→ De acties omvatten:
a. wat er zal worden gedaan;
b. welke middelen er nodig zijn;
c. wie er verantwoordelijk is;
d. wanneer het zal zijn voltooid;
e. hoe en wanneer de resultaten zullen worden geëvalueerd, waaronder het monitoren van de voortgang in het bereiken van haar meetbare MVO-doelstellingen.
Zie De MVO Prestatieladder Deel A - Eisen MVO-managementsysteem: 6.2.
Betrokkenen bij deze stap
- Directie en hoger management: zorgen dat doelstellingen gedragen worden door de organisatie.
- Duurzaamheidscoördinator, beleidsmedewerker of KAM-coördinator: helpt bij het opstellen van de doelstellingen.
- Sleutelpersonen binnen de organisatie: personen met binding met een bepaalde thema worden aangehaakt bij het formuleren van de doelstelling en bepalen van de acties.
- Optioneel: externe adviseur: kan ondersteunen bij het formuleren van de doelstellingen en het leggen van de koppeling naar de MVO-thema's.
Evaluatie en bijsturing
→ De organisatie meet de impact van haar MVO-beleid aan de hand van prestaties op de materiële MVO-thema’s.
De organisatie moet de prestaties per MVO-thema monitoren, meten, analyseren en evalueren.
Per materieel MVO-thema worden de volgende metingen gedaan:
- Nulmeting: Leg de initiële stand van zaken vast
- Periodiek: Leg periodiek vast welke de prestaties zijn behaald
- Evaluatie: Vergelijk de prestaties met de doelstellingen die eerder zijn vastgesteld. Bepaal hierbij of het MVO-managementsysteem effectief is om de doelstellingen te behalen.
- Directiebeoordeling: De directie moet minimaal éénmaal per jaar het MVO-managementsysteem van de organisatie beoordelen om de continue geschiktheid, toereikendheid en doeltreffendheid te bewerkstelligen.
→ Waar nodig kan bijgestuurd worden.
Op basis van deze vastlegging wordt uiteindelijk ook het MVO-jaarverslag geschreven.
Zie De MVO Prestatieladder Deel A - Eisen MVO-managementsysteem: Hoofstuk 9.
De organisatie moet jaarlijks rapporteren over:
- Materialiteitsanalyse, MVO-beleid, doelstellingen en prestaties (laatste 3 jaar)
- Toekomstambities op korte en lange termijn (5 jaar)
- Concrete prestatie-indicatoren per materieel thema, met toelichting op resultaat (ook al deze tegenvalt)
- Vergelijking met de branche,
- Relatie met SDG’s (optioneel)
→ Het verslag moet publiek beschikbaar worden gesteld via de website van de organisatie.
Verplicht voor niveau 5: Het MVO-verslag wordt getoetst door een onafhankelijke deskundige partij (dit kan zowel een accountant als een conformiteitsbeoordelingsinstantie / certificatie-instelling (die niet is aangesloten bij de MVO Prestatieladder) zijn.)
CSRD-plichtige organisaties: Over het duurzaamheidsdeel van het jaarverslag moet accountantsverklaring worden getoond.
Zie De MVO Prestatieladder Deel A - Eisen MVO-managementsysteem: Hoofdstuk 7.5.
Betrokkenen bij deze stap
- Directie en hoger management: beoordeelt de evaluatie en bepaald waar bijgestuurd moet worden.
- Duurzaamheidscoördinator, beleidsmedewerker of KAM-coördinator: helpt bij of coördineert het uitvoeren metingen en analyses.
- Optioneel: externe adviseur: kan ondersteunen de analyses en adviseren over hoe er bijgestuurd moet worden.
Interne audit en toetsing
Om te waarborgen dat de organisatie voldoet aan de eisen van de MVO Prestatieladder, wordt jaarlijks een interne audit uitgevoerd. Deze audit is een essentieel instrument om de organisatie voor te bereiden op een toelatingsaudit en om continu te verbeteren op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.
- Zelfreflectie: De interne audit helpt om knelpunten en verbeterkansen tijdig te signaleren, waardoor de organisatie zich continue kan blijven verbeteren.
- Voorbereiding: Het geeft de organisatie inzicht in de werking van haar managementsysteem en de mate waarin zij voldoet aan de normeisen, bijvoorbeeld een compliance check of een DMA waardoor de organisatie goed voorbereid is op de externe toetsing.
- Borging van kwaliteit: Door regelmatig intern te toetsen, blijft het MVO-beleid actueel en wordt de uitvoering geborgd.
- Intern: door een compliance officer of interne auditor, of
- Extern: door een onafhankelijke externe partij zoals een adviseur of auditor.
→ Belangrijk: De interne auditor moet objectief en onpartijdig kunnen handelen. Dit betekent dat hij of zij onafhankelijk van de processen die worden beoordeeld moet opereren, om een betrouwbare en eerlijke beoordeling te garanderen.
-
Zie De MVO Prestatieladder Deel A - Eisen MVO-managementsysteem: Hoofdstuk 9.2.
Externe audit
Als laatste wordt een externe audit uitgevoerd. Als de externe audit met een goed gevolg wordt afgerond, ontvangt de organisatie een certificaat van MVO Prestatieladder.
De externe audit wordt uitgevoerd door één van de certificerende instellingen die aan de MVO Prestatieladder verbonden is.
De externe audit bestaat uit twee fasen:
Fase 1: Vooronderzoek
- Uitgevoerd door de gekozen certificerende instelling.
- Doel: beoordelen of de organisatie klaar is voor de certificering.
- De auditor controleert of het MVO-managementsysteem volledig en correct is ingericht.
Fase 2: De audit op locatie
- De auditor controleert of het MVO-managementsysteem daadwerkelijk is geïmplementeerd.
- Onderdeel van de audit:
- Inhoudelijke controle van documentatie
- Rondgang door de organisatie
- Interviews met medewerkers (bijv. HR, inkoop, finance)
- De auditor beoordeelt of aan alle eisen van het gekozen MVO-niveau is voldaan.
Na de audit
- De organisatie ontvangt een auditrapport met bevindingen.
- Bij een positief oordeel ontvang de organisatie het certificaat van MVO Prestatieladder.
→ Voor meer informatie over hoe een externe audit precies in zijn werk gaat, hoeveel het kost en hoelang het duurt, kan het best contact worden gezocht een van de Certificerende Instellingen die aan de MVO Prestatieladder zijn verbonden. Deze zijn te vinden op deze pagina: Certificatie-instellingen.
→ Tip: neem vroegtijdig contact op met de Certificerende Instelling
Het opzetten van een MVO-managementsysteem is een proces dat tijd en planning vereist. Daarom is het verstandig om al in een vroeg stadium contact op te nemen met een Certificerende Instelling (CI). Dit biedt de volgende voordelen:
- Planning afstemmen: Samen kan een realistische tijdlijn opgesteld worden voor het certificatietraject.
- Inzicht in vereisten: De CI kan toelichting geven op de eisen per niveau van de MVO Prestatieladder.
- Afspraak maken voor audits: De gewenste data kunnen vast worden gereserveerd voor een proefaudit en/of externe audit.
Wat kost een audit?
Weten hoeveel de externe audit kost? Dat is afhankelijk van de grote en complexiteit van een organisatie. Neem contact op met een van de certificerende instellingen die is verbonden aan de MVO Prestatieladder voor meer informatie.
