Stappenplan certificatie: stap 7

Check het managementsysteem met interne audits

De monitoring van je doelstelling kan al aanleiding geven voor bijsturing van het managementsysteem, maar verbetermogelijkheden kunnen vanuit verschillende hoeken worden aangereikt: bijvoorbeeld vanuit interne audits. Een goed middel om je geïmplementeerde managementsysteem te onderwerpen aan een toets.

Stel voorwaarden op voor het uitvoeren van de interne audit

Voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat met een interne audit, is het belangrijk voorwaarden op te stellen. Deze voorwaarden scheppen een beeld van de gekozen thema’s/scope van de audit. Je gaat zaken vaststellen als: wie gaat de audit uitvoeren, wat wordt er onderzocht, waar en wanneer gaat dit plaatsvinden en hoe wordt dit aangepakt? Deze voorwaarden kun je opdelen in twee onderdelen:

  • De auditcriteria
  • Een auditplanning

De auditcriteria opstellen

De auditcriteria helpen met name antwoord te geven op de vraag “Wat wil je dat de interne audit precies oplevert?”. Het kunnen zaken zijn als:

  • De interne audit dient op zijn minst binnen de organisatie vastgestelde en geïmplementeerde werkwijzen in kaart te brengen, gebaseerd op de wet- en regelgeving
  • De interne audit dient ten minste de eisen van belanghebbenden scherp te krijgen

De auditplanning opstellen

Vervolgens wordt een auditplanning opgesteld. Hierin wordt bepaald wanneer de interne audit wordt uitvoerd en met welke regelmaat. Met welke frequentie een interne audit uitgevoerd wordt is mede afhankelijk van:

  • De hoogte van het risico
  • Het stadium van implementatie
  • Eventuele klachten
  • De eigen doelstellingen

Wanneer een auditplanning wordt opgesteld, is het ook belangrijk om na te denken over de voorbereiding van je werknemers. Wordt de audit aangekondigd en krijgen je medewerkers hierdoor de mogelijkheid om zich hierop voor te bereiden? Of wordt de audit juist onaangekondigd uitgevoerd waarbij je werknemers geen kans hebben zaken op orde te stellen? Beide varianten leveren een andere output op, hierin moet van te voren een keuze worden maken. Er bestaan geen richtlijnen voor, organisaties zijn vrij om hier zelf invulling aan te geven.

Hoe beter het resultaat, hoe hoger je toegevoegde waarde

Interne audits uitvoeren zijn niet altijd de favoriet. Want wat levert het op? En hoe draag je daadwerkelijk bij aan verbetering van de organisatie? Hier zijn skills voor nodig.