Het certificaat behalen
Je hebt al je tijd en energie gestoken in het opzetten van een MVO-managementsysteem. Het was een uitdaging, maar het is gelukt. Het zou toch mooi zijn als je dit kunt uitdragen met een officieel certificaat? Het certificaat is immers dé bevestiging dat je de zaken op orde hebt (en houdt). Om je op weg te helpen zetten we alvast een aantal belangrijke zaken op een rij zodat je goed geïnformeerd bent mocht je de stap gaan zetten.
Laat het certificatietraject soepel verlopen
Het opzetten van een managementsysteem brengt een flink tijdspad met zich mee. Je kunt erover nadenken in het beginstadium contact op te nemen met je certificerende instelling. Zij kunnen helpen de planning overzichtelijk te houden en op voorhand rekening te houden met gewenste data omtrent proef- en/of externe audits. Door de certificerende instelling vroeg bij het proces te betrekken, kunnen zij je bekend maken met het optimale tijdspad en de te nemen stappen om het certificatietraject soepel te laten verlopen.
De toegevoegde waarde van een proefaudit
Een proefaudit is een optioneel onderdeel van certificering. Tijdens een proefaudit maak je kennis met de auditor en wordt de stand van zaken besproken.
De auditor maakt van de huidige stand van zaken van je organisatie een globale inventarisatie. Welke veranderingen zijn er al doorgevoerd? Waar loopt de organisatie tegenaan? Wat is de mate van implementatie? Een proefaudit helpt de organisatie potentiële zwaktes gericht aan te pakken voordat je van start gaat met het daadwerkelijke certificatietraject.
Hoe ziet een externe audit eruit?
Wanneer je een certificaat aanvraagt bij een certificatie-instelling zal worden getoetst of je organisatie aan alle vereisten voldoet. Een auditor zal het managementsysteem toetsen aan de hand van drie stappen:
Stap 1: het vooronderzoek
De eerste stap in het certificatietraject is het vooronderzoek. Een vooronderzoek wordt uitgevoerd door een certificerende instelling waarvoor je zelf kiest. Tijdens een vooronderzoek komt een auditor kennismaken en beoordelen of de organisatie klaar is voor de externe audit. In deze fase kijkt de auditor naar het managementsysteem en controleert of alle benodigde onderdelen aanwezig zijn.
Stap 2: de externe audit
Tijdens de audit wordt gecontroleerd of het managementsysteem goed is geïmplementeerd in je organisatie. Hierbij wordt niet alleen de documentatie inhoudelijk gecontroleerd, maar loopt de auditor ook door het bedrijf om te controleren of aan alle eisen wordt voldaan, en om medewerkers (willekeurig) te interviewen. Afhankelijk van de grootte van de organisatie of het te beoordelen deel van de interne organisatie, worden ook bepaalde functionarissen die een rol spelen in het bereiken van de MVO-doelen (finance, personeelszaken, inkoop) geïnterviewd.
Aan het einde van de audit ontvang je een rapport. Hierin staat of je wel of niet aan alle certificeringseisen voldoet. Is dit niet het geval? Dan krijg je de tijd om de benodigde veranderingen door te voeren binnen de organisatie.
Stap 3: de certificering
Voldoet het managementsysteem aan alle eisen? Dan krijg je een positief advies van de auditor. Hierop volgend, ontvang je binnen enkele weken het definitieve auditrapport en het certificaat. Ook wordt je bedrijf toegevoegd aan het register van gecertificeerde organisaties. Vanaf niveau 3 en hoger is het certificaat drie jaar geldig. In dat geval moet de organisatie na drie jaar opnieuw op voor certificering. Tussentijds wordt jaarlijks een controle uitgevoerd om te toetsen of het managementsysteem nog voldoet aan alle certificeringseisen.
De gemiddelde tijdlijn van certificatie met MVO Prestatieladder