Stappenplan certificatie: stap 4.2

In kaart brengen van de situatie

In het Plan van Aanpak breng je de huidige situatie en de gewenste situatie in kaart. Deze situaties leg je vervolgens naast elkaar om de ‘gaten’ die zich hiertussen bevinden te constateren. Je weet dan ook direct welke stappen er gezet moeten worden om je doel te bereiken.

GAP-analyse

Een veel gebruikte methode om de huidige en gewenste situatie in kaart te brengen is de zogeheten ‘GAP-analyse’. Hieronder geven we aan hoe je deze kunt toepassen op je eigen organisatie.

Huidige situatie

Deel A van de schemadocumenten kan je helpen bij het in kaart brengen van de huidige situatie. Door de norm te gebruiken als referentiekader zul je ook merken dat er gevraagd wordt vast te stellen welke eisen en wensen er zijn vanuit belanghebbenden. Daarnaast stel je vast welke wettelijke en contractuele eisen relevant zijn in de organisatie (compliance). Het nagaan of, en hoe er binnen de organisatie aan die eisen wordt voldaan, vormt een verdere verdiepingsslag bij het in kaart brengen van de huidige situatie.

Tot slot is het belangrijk om te achterhalen welke procesrisico’s er in de organisatie zijn en of deze geborgd zijn (al dan niet met een procesbeschrijving). Dit alles geeft een duidelijk beeld van de huidige situatie.


Gewenste situatie

De gewenste situatie is dat er een MVO-managementsysteem ontstaat waarmee de organisatie de maatschappelijke doelen aantoonbaar maakt. Dit door het invoeren en onderhouden van geschikte beheersmaatregelen. Het is belangrijk dat wordt vastgesteld welk doel je wilt bereiken met het managementsysteem. Uitgangspunt hierbij is het eerder gestelde doel (stap 3).

Op basis van de huidige situatie, je doelstelling en uitgangspunten kun je vaststellen welke acties er moeten worden ondernomen. Bijvoorbeeld het beschrijven van processen, communicatie en het instellen van borgingsstappen, of het opstellen van eisen waaraan je wilt voldoen. Deze neem je op in de gewenste profielschets.

Het resultaat is dat je nu weet waar je staat en wat er nog gedaan moet worden om te voldoen aan de minimale of door de organisatie bepaalde eisen.

Tip

Om het beste beeld van de huidige werkprocessen in je organisatie te krijgen, is het raadzaam om zoveel mogelijk te kijken naar de documentatie en werkinstructies die al zijn vastgelegd. We zien vaak dat organisaties, naast hun bestaande werkwijzen, een nieuw ‘administratief’ systeem opbouwen dat ‘conform de norm’ is opgezet. Bespaar jezelf tijd en kijk wat er al staat om daarop verder te bouwen.

De PDCA-cyclus

Net als veel kwaliteitssystemen gaat ook de MVO Prestatieladder uit van continue verbetering. De PDCA-aanpak leent zich uitstekend voor het maken van een vliegende start in het verbeteren van je proces. Vervolgens zorgt het herhalende karakter van de cyclus dat resultaten en doelstellingen steeds dichter bij elkaar komen. Zowel voor het opstellen van de MVO-managementsysteem als voor de MVO-doelen die de organisatie voor ogen heeft.